Como Aumentar a Produtividade? É uma pergunta importante para todos. Seja você um empregador ou um empregado, a palavra ‘produtividade’ é conhecida por todos.
É uma parte vital das nossas vidas e todos ao nosso redor estão sempre a esforçar-se para melhorá-la. Enquanto algumas ideias provam ser extremamente bem-sucedidas na otimização da produtividade, outras não impressionam.
Com tantas teorias em circulação, decidimos explorar algumas ideias definitivas que possam ajudar-nos a aumentar a produtividade de forma exponencial. Neste blog, vamos discutir as 10 principais dicas para aumentar a produtividade. Mas primeiro, vamos entender por que a produtividade é tão importante!
Porque é que a produtividade importa?
Com o aumento da população, a competição está no ponto mais alto. De acordo com algumas estatísticas, um funcionário médio é produtivo apenas por 2 horas e 53 minutos por dia. Num mercado movido pela competição, esse nível de produtividade não trará resultados frutíferos, levando-nos à ruína. Para se manter competitivo, é vital que nos concentremos em melhorar a produtividade. Será essencial que as pessoas saibam como se manter produtivas, por isso devemos familiarizar-nos com dicas e truques para aumentar a produtividade. Então, vamos dar uma olhada em algumas técnicas testadas e comprovadas que ajudam a aumentar sua produtividade. Lembre-se de que estas não são soluções rápidas, mas métodos que precisarão ser aprendidos e implementados. Seguir estas dicas não apenas o tornará um trabalhador mais produtivo no seu escritório, mas também o treinará na arte da gestão do tempo para ajudar a alcançar os seus objetivos de vida mais amplos.
Como aumentar a produtividade? – Top 10 técnicas
- A técnica Pomodoro
- GTD – Fazer as coisas acontecerem
- Método Ivy Lee
- Trabalhar em ciclos de 90 minutos
- A filosofia Kaizen de autoaperfeiçoamento
- Criar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
- Enfrentar os desafios importantes antes do almoço
- Seguir a regra dos dois minutos
- Dar uma caminhada
- Ser proativo, não reativo
1 . A Técnica Pomodoro
Em italiano, ‘Pomodoro’ significa ‘Tomate’. Essa técnica foi desenvolvida pela primeira vez por Francesco Cirillo na década de 1980. Em 2013, uma edição revista do livro com o mesmo nome foi lançada. Essa técnica concentra-se na gestão do tempo incorporando pausas curtas na sua rotina diária de trabalho para melhorar a produtividade.
Como funciona?
A ideia foi inspirada num temporizador de cozinha em formato de tomate, mas não se sinta obrigado a usá-lo no seu espaço de trabalho. A ideia é simples: trabalhe por vinte e cinco minutos e depois faça uma pausa de cinco minutos. Depois de trabalhar por duas horas com pausas regulares de cinco minutos, sinta-se à vontade para fazer uma pausa de trinta minutos para se refrescar.
É uma técnica eficaz, pois melhora as competência s de gestão de tempo e ajuda a entender a priorização. Muitas vezes, falhamos em estabelecer metas rígidas e com prazo definido e tendemos a nos distrair com telefones, etc., durante o trabalho.
Com a técnica Pomodoro, você poderá separar todo o trabalho e permanecer fresco e produtivo por períodos mais longos. Ao usar essa técnica, você irá tornar-se melhor em dividir o seu trabalho em intervalos curtos e as pausas frequentes o manterão fresco.
2. Método GTD – a arte da produtividade sem stress
Amelia Earhart disse uma vez que a maneira mais eficaz de fazer algo é fazê-lo, o que essencialmente é a ideia central deste método. GTD significa “Getting Things Done: a arte da produtividade sem stress”. O método GTD sugere que a produtividade de uma pessoa é diretamente proporcional à sua capacidade de relaxar. A vantagem promissora do sistema é que ele fornece apenas um esqueleto básico e é flexível e personalizável de acordo com as necessidades individuais. Existem cinco aspectos principais do sistema que basicamente visam melhorar a produtividade por meio da priorização. Os cinco aspectos são:
- Capturar – Este é o primeiro passo e requer que você “capture” as suas tarefas, listas de tarefas, pensamentos e ideias. Esta primeira parte deve ser a mais fácil para tentá-lo a concluí-la. Tente fazer isso assim que uma tarefa ou ideia surgir na sua mente. Um aplicativo, um caderno elegante ou a parte de trás de um recibo funcionam da mesma forma.
- Clarificar – Esta parte requer que você desenvolva mais sua tarefa. É fácil escrever “fazer um relatório”, mas o que isso requer? Portanto, esclareça seu objetivo e divida-o em tarefas menores que sejam mais fáceis e menos intimidadoras para começar imediatamente.
- Organizar – Organize as tarefas por prioridade e categoria. Nesta etapa, é útil definir prazos para concluir sua tarefa.
- Refletir – É fácil fazer planos e listas maravilhosas e depois esquecê-las completamente. Portanto, reflita sobre assuas tarefas e listas de tarefas. Dedique um tempo de qualidade para decidir o que fazer agora, o que fazer em seguida e o ritmo de progresso de cada tarefa.
- Engajar – Esta é a parte GTD. Você tem as suas tarefas organizadas e divididas em categorias. Elas são divididas em tarefas menores e digeríveis. Agora é hora de mergulhar e concluir suas tarefas.
3. O método Ivy Lee
Como aumentar a produtividade é uma pergunta passada de geração em geração. Enquanto muitos procuram respostas, poucos teorizam diferentes truques.
Por exemplo, quase cem anos atrás, Charles Schwab, um dos homens mais ricos da sua época, pediu a ajuda de Ivy Lee, renomado pioneiro em relações públicas e consultor de produtividade, para ajudar a melhorar a eficiência da sua força de trabalho.
Quando Schwab perguntou quanto isso custaria, Ivy disse-lhe para pagar o que achasse justo depois de noventa dias. Ivy recebeu um cheque no valor de quase $400.000 (hoje em dia) por seus esforços. Então, o que ele fez para ganhar uma quantia tão grande?
Aqui está o que ele fez!
Planeie o dia seguinte hoje. Estruture o seu dia com antecedência e anote seis tarefas que você precisa concluir amanhã.
Uma vez listadas, organize-as começando pelas tarefas mais importantes e terminando pelas menos importantes.
Ao começar o dia, comece com a primeira tarefa e concentre-se exclusivamente nela até que esteja concluída. Ao fazer isso, você terá um foco como um laser na tarefa em questão e considerará mais fácil concluí-la.
Use o mesmo método para concluir as tarefas do resto da lista. Assuma a próxima tarefa somente após a conclusão da anterior. Se algumas tarefas ficarem incompletas, adicione-as à lista para o próximo dia.
Repita o processo todos os dias. A prática leva à perfeição.
Com esse método, torna-se fácil comprometer-se e não se distrair, pois dedicamos tempo específico para concluir tudo durante o dia.
4. Trabalhe por 90 minutos e faça uma pausa de 20 minutos
Essa técnica desenvolve essencialmente a técnica Pomodoro, com alguma ciência real por trás do ciclo de trabalho de noventa minutos e descanso de vinte minutos. Os ritmos circadianos são uma espécie de relógio biológico que controla o ciclo de 24 horas de dia/noite.
Da mesma forma, os ritmos ultradianos ocorrem em ciclos de 90-20 minutos que controlam as frequências cerebrais individuais.
Estudos mostraram que o estado de alerta, os níveis de dopamina e a atenção são todos afetados por esses ciclos. Portanto, trabalhar com esses ciclos é uma maneira cientificamente comprovada de garantir a máxima produtividade com pausas regulares para refrescar e limpar a mente.
Nosso corpo é a ferramenta com a qual trabalhamos. Usar esse método permitirá que você trabalhe quando seu corpo estiver mais pronto para trabalhar.
5. Criar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Um relatório publicado pela OECD resumiu que Luxemburgo era o país mais produtivo do mundo. Mas como um país inteiro pode ser extremamente produtivo? A resposta está no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
A maioria dos economistas concorda que trabalhar por longas horas não apenas stressa uma pessoa, mas esgota a sua energia, torna-a mais propensa a adoecer e diminui a sua produtividade. Tudo isso representa um custo para o empregador. Os franceses têm uma semana de trabalho de 35 horas desde 2000. Luxemburgo permite que os seus funcionários tirem cinco semanas de férias remuneradas e ainda reservem tempo para compromissos pessoais.
Em resumo, o país entende que, criar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal pode aumentar a produtividade de seus trabalhadores. Portanto, tire as suas férias quando puder. Passe tempo com sua família e defina e alcance objetivos fora do local de trabalho. É compreensível dar maior prioridade aos seus objetivos financeiros. Mas para alcançá-los, você precisará ser produtivo, e a produtividade está diretamente relacionada a um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. A princípio, essa abordagem pode parecer contraintuitiva, mas como dissemos antes, uma mente relaxada é uma mente produtiva e criativa.
6. Kaisen
Kaizen é a palavra japonesa para melhoria. É uma maneira japonesa de trabalhar e é um processo dedicado a minimizar o desperdício e se envolver em melhorias contínuas sempre que possível.
Nas fábricas da Toyota, qualquer trabalhador pode interromper o processo de produção para sugerir melhorias e corrigir erros. Essa prática leva a alta produção com mínimo desperdício e, portanto, alta produtividade. A maneira de trabalhar é simples e segue os seguintes passos:
- Padronizar – criar um processo para realizar uma tarefa
- Medir – quantificar a eficiência do processo
- Comparar – comparar o quão bem o processo atende às metas
- Inovar – criar maneiras de reduzir o desperdício e redundâncias
- Melhorar – criar um processo melhor com base na aprendizagem
- Repetir – começar novamente com o passo um
Implementar a maneira de trabalhar Kaizen não apenas o tornará mais criativo, mas também irá expandir a sua criatividade e capacidade de inovar. Este é um processo contínuo e, portanto, requer dedicação. Mas a cada iteração, você se tornará mais produtivo, desperdiçará menos e, portanto, tornar-se-á um ativo valioso para a sua empresa.
7. Enfrente desafios importantes antes do almoço
“Se a primeira coisa que você faz pela manhã é comer um sapo vivo, você pode passar pelo resto do dia a saber que essa provavelmente é a pior coisa que irá acontecer com você durante todo o dia!”
Esse método de aumento de produtividade segue uma filosofia semelhante, onde você deve lidar com a tarefa mais crucial antes de tudo no dia.
Para responder como aumentar a produtividade, você deve “comer aquele sapo” de manhã, para estabelecer um tom produtivo para o dia. Não só ajuda você a alcançar a tarefa mais difícil/importante, mas também ajuda-o a se sentir menos stressado lidando com as restantes tarefas.
Existem vários benefícios em terminar os seus desafios importantes antes do almoço. Os 4 que estão no topo de nossa mente são:
Altos níveis de energia
Mente fresca
Seu corpo trabalha mais rápido durante a primeira metade do dia
Há menos distrações de manhã
Então, conclua todas as tarefas importantes antes do almoço para que você possa passar o resto do dia sem stress.
8. Siga a regra dos dois minutos
Ao responder como aumentar a produtividade, deve levar em consideração o fenômeno do desperdício de tempo – a procrastinação. A procrastinação é o maior inimigo da produtividade. Provavelmente é por isso que a coisa mais difícil que você pode ter que fazer para concluir uma tarefa é começá-la.
A regra dos dois minutos é a chave de ouro para acabar com a procrastinação e focar na produtividade. A ideia é começar para poder terminar!
A lei da inércia de Newton também se aplica ao comportamento humano, onde, quando em repouso, gostamos de ficar em repouso. Mas a regra dos dois minutos enfrenta esse problema e torna a sua tarefa fácil demais para procrastinar. Aqui está como funciona.
A regra é: se a tarefa pode ser feita em dois minutos, faça-a imediatamente. Afinal, dois minutos não é realmente muito tempo, não é mesmo? Então, envie aquele e-mail imediatamente e marque a reunião o mais cedo possível.
Mas e quanto aos objetivos que exigem uma duração mais longa? Certamente existem tarefas que levam mais de dois minutos.
A chave para realizar essas tarefas é a mesma das que levam 2 minutos – comece-as. Divida o tempo de sua tarefa em muitas pequenas tarefas de dois minutos para ajudá-lo a começar o seu objetivo.
Precisa fazer uma apresentação? Comece imediatamente com o slide do título (leva dois minutos). Antes que você perceba, estará a caminho de terminar a tarefa.
9.Dê uma caminhada
Isso parece uma simples dica de exercício para a saúde, mas é muito mais do que isso! É a resposta final para a pergunta “Como aumentar a produtividade?”
Alguns dos maiores pensadores do mundo acreditavam numa prática que não apenas aumentava a sua produtividade, mas também os tornava mais produtivos: dar uma caminhada.
Beethoven levava lápis e papel nas suas caminhadas para poder anotar a próxima grande sinfonia que lhe ocorria. Charles Dickens e Darwin conseguiam encaixar 2 a 3 caminhadas nos seus dias de trabalho regulares. Tchaikovsky acreditava que trapacear na caminhada diária de duas horas o deixaria doente. Talvez os maiores pensadores do mundo estivessem em algo.
Dar uma caminhada não só tem benefícios para a saúde, mas também mostrou sinais de aumentar a sua produtividade. Um estudo no Scandinavian Journal of Medicine and Science in Sport concluiu que dar uma caminhada pode ter benefícios imediatos. O International Journal of Behavioural Nutrition and Physical Activity encontrou resultados semelhantes e sugeriu que até uma caminhada de 5 minutos a cada hora de trabalho pode aumentar o humor, reduzir a fadiga e diminuir o desejo por comida. Então, para ser mais produtivo, basta dar uma pequena caminhada a cada hora e você se encontrará a trabalhar no seu nível ideal.
10.Seja proativo, não reativo
Um dia, num restaurante, uma barata voou e pulou de mesa em mesa. Isso fez com que várias pessoas gritassem e pulassem, causando o caos. A barata eventualmente pousou num empregado, que manteve a calma, a capturou e a libertou do lado de fora. Enquanto os convidados estavam ocupados a reagir, o empregado escolheu ser pró-ativo e encontrar uma solução.
Na vida de trabalho de todos, coisas inesperadas acontecerão. Esses eventos trazem fortes respostas emocionais que podem provocar reações desagradáveis em nós.
Essa tendência a ‘reagir’ afeta seriamente a nossa capacidade de sermos produtivos. Portanto, devemos esforçar-nos para nos tornarmos mais proativos, o que pode acontecer quando fazemos planos dinâmicos e flexíveis para nos adaptarmos às situações conforme elas mudam.
Os planos são muito importantes para a nossa produtividade. Eles não apenas economizam tempo e organizam os nossos objetivos e tarefas, mas também nos permitem desenvolver um fluxo de pensamento de “e se”.
Ao pensar em todas as possibilidades, somos capazes de nos preparar melhor para não sermos surpreendidos por eventos inesperados. Planear tarefas e objetivos com uma margem para contingências de eventos imprevistos pode melhorar muito a sua produtividade no ambiente de trabalho e na sua vida em geral.
